• Property Management 2.0

Ihr One-Stop-Shop für Real Estate: Property Management, Bau-Projektmanagement und Fondsadministration aus einer Hand.

Als ein weltweit führender Service-Partner in den Bereichen Alternative Investments, International Expansion und Corporate Services erbringt Vistra ein einmaliges Spektrum von Leistungen. Im Bereich Real Estate reichen unsere Dienstleistungen von der Fondsadministration bis hin zum Property Management der einzelnen Immobilie und bedienen den gesamten Immobilien-Lebenszyklus.

Mit unserer “One-Stop-Shop” Strategie vereinfachen wir Prozesse, reduzieren die Anzahl der benötigten Dienstleister, übernehmen die volle Verantwortung entlang der Wertschöpfungskette und erleichtern Ihnen somit die Konzentration auf Ihr Kerngeschäft. Integrierte IT-Systeme von der Immobilien- bis zur Fondsebene bilden hierbei die Grundlage (Yardi, Ferryt, Granit, DATEV).

Im Bereich Property Management betreuen wir aus Berlin, Köln und Soest (nahe Dortmund) bundesweit Einzelhandels-, Büro-, Logistik- und Wohnflächen. Darüber hinaus verfügt Vistra in Deutschland über Büros in München, Frankfurt, Hamburg und Leipzig. 

Uns zeichnet ein starker Fokus auf das technische Immobilienmanagement und das Bau-Projektmanagement mit eigenen Architekten aus. Im Bereich Investment begleiten wir Investoren und Verkäufer in allen Phasen des Transaktionsprozesses und können auf unser internationales Netzwerk zurückgreifen. Ebenso kümmern wir uns um die Zertifizierung Ihres Immobilienportfolios (GRESB).

Vor allem verstehen wir uns als Ihr proaktiver Partner, der sich speziell auf Ihre Bedürfnisse ausrichtet und mit viel Leidenschaft um Ihre Immobilien kümmert!

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Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung kennen wir die möglichen Herausforderungen im Immobilienmanagement bestens. Daher wissen wir, dass nur ein qualitativ hochwertiges und proaktives Property Management den Wert Ihrer Immobilien nachhaltig steigert. Deshalb erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen für das kaufmännische und technische Property Management eine Lösungsstrategie, die speziell auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten ist. Unseren Ansatz eines qualitativen und kundenorientierten Immobilienmanagements bezeichnen wir hierbei als „Property Management 2.0“.

Was zeichnet unser Property Management 2.0 aus?


Partnermodell und Kundenteams 

Die Betreuung unterschiedlicher Investoren und Asset Manager stellt im Property Management eine große Herausforderung dar. So gilt es Ihre spezifischen Arbeitsweisen und Anforderungen im Sinne eines kundenorientierten Property Managements individuell zu berücksichtigen. Für uns ist es selbstverständlich, dass wir Sie mit einem hohen, einheitlichen und auf Sie zugeschnittenen Qualitätsstandard bedienen.

Eine dezentrale Struktur erschwert ein solches kundenorientiertes Qualitätsversprechen beim Management Ihrer bundesweit verteilten Immobilien.  

Daher zentralisieren wir möglichst viele Funktionen und sichern Ihnen dennoch (oder gerade damit) höchste Qualität beim Management Ihrer Immobilien vor Ort zu.

Die so gebildeten zentralen Kundenteams müssen sich nicht auf viele unterschiedliche Auftraggeber einstellen, sondern kennen Ihre Ansprüche und Prozesse im Property Management ganz genau. Sie bekommen von uns stets einen exklusiven Partner beim Management Ihrer Immobilien, auch wenn diese bundesweit verteilt sind. Unsere Property Manager behandeln Ihre Immobilien wie ihre eigenen und sind Ihr verlängerter Arm beim Management Ihres Portfolios.


Organisationsstruktur

Die Bildung von Kundenteams im Property Management schafft klare Kompetenzregelungen ohne Matrixstrukturen und ohne übergreifende Key Accounts, die in der Regel einen geringeren Bezug zum operativen Property Management haben.  

Unsere Kundenteams bestehen immer aus Objektbuchhaltung, Kaufmännischem Property Management und Technischem Property Management. Die Buchhalter und Kaufmännischen Property Manager sind zentral in Soest angesiedelt. Die Möglichkeit eines schnellen Austauschs zwischen Buchhaltung und kaufmännischem Property Management sehen wir als essentiellen Erfolgsfaktor an, sei es bei der Kontenklärung, der Klärung der offenen Posten, Nebenkostenabrechnungen oder auch beim Reporting.

In Abhängigkeit der Asset-Klasse Ihrer Immobilien, insbesondere bei Retail-  oder Logistikimmobilien, besteht unser Ansatz darin, auch das Technische Property Management möglichst zentral in Soest zusammen mit dem Kaufmännischen Property Management und der Objektbuchhaltung anzusiedeln. Bei Büro- oder managementintensiven Immobilien sind unsere Technischen Property Manager auch in Köln und Berlin angesiedelt – bei Bedarf auch an anderen Standorten von Vistra in Frankfurt, Hamburg, Leipzig oder München.


Spezialisierung des Technisches Property Managements

Wir sind der Überzeugung, dass das Technische Property Management nicht gleichzeitig die Steuerung des Facility Managements, die Verantwortung für Sachverständigenprüfungen sowie zusätzlich noch die Projektsteuerung komplexer Mieterausbauten und Sanierungsmaßnahmen effektiv durchführen kann. Vielmehr bedarf jedes dieser drei Aufgabenfelder aus dem Technischen Property Management spezifischer Kompetenzen und Fähigkeiten. Insofern bilden wir für jede der genannten Aufgabenfelder spezialisierte Unterabteilungen und bieten eine hohe Spezialisierung im Technischen Property Management. Hierbei unterscheiden wir zwischen der Abteilung Technisches Property Management, der Abteilung Prüfungen und Wartungen sowie der Abteilung Bau-Projektmanagement. Unser Bau-Projektmanagement setzt sich aus spezialisierten Architekten und Ingenieuren zusammen und steuert alle größeren Capex- und TI-Maßnahmen. Das Team begutachtet und bewertet vorhandene Strukturen, entwickelt mögliche Konzepte und realisiert diese in enger Zusammenarbeit mit Planern, Kommunen, Eigentümern und Mietern der Immobilie.


Effektive Steuerung des Facility Managements und Fokus auf Betreiberverantwortung

Ein qualitativ hochwertiges Property Management sorgt vor allem auch dann für eine hohe Mieterzufriedenheit, wenn es ein qualitativ hochwertiges Facility Management vor Ort sicherstellt und der operative Betrieb Ihrer Immobilien somit bestmöglich garantiert wird. 

Eine ordnungsgemäße und pünktliche Nebenkostenabrechnung stellt bspw. eine Grundvoraussetzung im Property Management dar. Unserem Erachten nach entscheidet sich Mieterzufriedenheit aber vielmehr bspw. in der Pflege der Außenanlage oder der Reaktionsschnelligkeit auf Störungen im laufenden Betrieb. Diesbezüglich steht der Facility Manager im täglichen Kontakt mit dem Mieter und Kernaufgabe des Property Managements muss es sein diesen täglichen Kontakt zu steuern und zu optimieren.

Wie stellen wir eine solche effektive Steuerung des Facility Managements sicher?

  • Zentrale Erfassung und Überwachung von Prüfungs-und Wartungsverpflichtungen
  • Regelmäßige Qualitätskontrollen und Objektbegehungen
  • Schnelle Entscheidungswege
  • Regelmäßige FM-Jour fix (teilweise auch mit Mietern)
  • Konzentration auf mittelständische FM- Dienstleister mit hoher Wertschöpfungstiefe
  • Trennung von Technischem Gebäudemanagement und Infrastrukturellem Gebäudemanagement
  • Standardisierte Ausschreibungen mittels Orca AVA


Intelligente und integrierte Softwaresysteme

Für alle Dienstleistungen, die wir anbieten, greifen wir stets auf modernste Technologien für das Kaufmännische und Technische Property Management zurück. Hierbei können auch komplexe Reportinganforderungen flexibel und individuell abgebildet werden. Digitale Workflows sind bei uns ebenso selbstverständlich wie eine vollständige Digitalisierung jeglicher Dokumente in unserem Dokumentenmanagementsystem. Hierbei können wir Sie auch direkt in verschiedene Workflows einbinden, bspw. beim Rechnungsfreigabeworkflow. Gleichzeitig scheuen wir uns auch nicht davor Ihnen den Zugriff auf unser Dokumentenmanagementsystem zu ermöglichen. So sind Sie jederzeit in der Lage Rechnungen oder wichtige Dokumente transparent und jederzeit dann einzusehen, wenn Sie es möchten.

Gleichzeitig ermöglicht unsere Softwareinfrastruktur aber auch ein vertikale Integration von der Objekt- bis hin zur Fondsebene. Ihre objektbezogenen Daten aus dem Property Management werden per DATEV-Schnittstelle nahtlos zu unseren Vistra-Kollegen aus dem Bereich Steuerberatung für die SPV-Buchhaltung übertragen. Ebenso können unsere Kollegen aus dem Bereich Fondsadministration auf Yardi-Basis alle Buchhaltungs- und Mietvertragsdaten aus dem Property Management konsolidieren.

Ausschreibungen im Facility Management oder Bau-Projektmanagement können über die Software ORCA-AVA voll digital und transparent durchgeführt werden. 


Engagement und Konstanz

Trotz aller Digitalisierung: Entscheidend für ein erfolgreiches Property Management bleibt dennoch der einzelne Mitarbeiter. Hier spielt die Personalkonstanz und das Engagement unserer Mitarbeiter eine große Rolle. Wir sind sehr stolz darauf, dass viele unserer Mitarbeiter im Property Management bereits seit mehr als zehn Jahren bei uns und für Sie tätig sind.

Weiterhin bilden wir uns auch weiter, fachspezifisch aber auch in Bezug auf allgemeine Kompetenzen und Fähigkeiten, die im Rahmen des selbst entwickelten Programms der Vistra University vermittelt werden.

Eine transparente vierteljährliche Zielkommunikation sowie halbjährliche 360° Mitarbeiterbefragungen, bilden ein weiteres Gerüst für unser Engagement beim Management Ihrer Immobilien.


Property Management „plus“ – ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Paket an Zusatzdienstleistungen

Bei komplexen Mieterausbauten oder Sanierungsmaßnahmen, leiten unsere hauseigenen Architekten und Ingenieure das Projektmanagement - hochspezialisiert und losgelöst vom technischen Property Management. Hierbei begutachten und bewerten wir vorhandene Gebäudestrukturen. Aus den resultierenden Ergebnissen entwickeln wir mögliche Konzepte und setzen diese in enger Zusammenarbeit mit Planern, Kommunen, Mietern und Ihnen um. Wir sind als Property Manager auch bauvorlagenberechtigt und können daher auch Bauanträge problemlos selbst stellen. Unsere Leistungen im Bau-Projektmanagement finden Sie hier.

Darüber hinaus bietet unser Property Management ein aktives Vermietungsmanagement an. Unsere Vermietungsmanager übernehmen die Vermietungssteuerung, sowohl für die Neuvermietung als auch für Mietvertragsverlängerungen. Hierbei übernehmen wir die Vermarktung entweder selbst oder steuern die Neuvermietung unter Einbindung unseres deutschlandweiten Maklernetzwerks – ganz so wie Sie es wünschen und wie es für Ihre Immobilien zielführend ist. 

Unser Investmentservice unterstützt Sie sehr gerne bei An- und Verkauf in allen Phasen des Transaktionsprozesses. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir dabei die passende Strategie – ganzheitlich oder punktuell über die gesamte Wertschöpfungskette auf Portfolio- und Einzelebene. 

In Zeiten globaler Immobilieninvestments gewinnt das internationale Netzwerk zunehmend an Bedeutung. Daher stellt es einen enormen Mehrwert für Sie dar, dass Sie während des An- und Verkaufs einen exklusiven Zugang zu unserem internationalen Netzwerk bei Vistra erhalten.  

Unser Ziel ist stets eine diskrete, revisionssichere und professionelle Transaktion durchzuführen, die für Sie zum bestmöglichen Ergebnis führt. 

Weitergehende Details zu unseren Zusatzdienstleistungen finden Sie in unserer Leistungsübersicht Property Management.

Vistra Property Management GmbH gehört zu Vistra, einem globaler Anbieter umfassender Verwaltungs-, Management- und Immobiliendienstleistungen. Mit insgesamt 4.000 Mitarbeitern ist Vistra in 46 Ländern vertreten.

Karriere

Wir sind immer auf der Suche nach professionellen und qualifizierten Mitarbeitern. Vistra bietet ein attraktives und umfangreiches Leistungspaket mit weltweiten Chancen. Wir unterstützen alle Mitarbeiter bei Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen und eröffnen Ihnen vielfältige Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb von Vistra.

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