Datenschutzhinweise für unsere Kunden

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Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Anschrift:                Vistra Property Management GmbH

                                   Brüggering 7b, 59494 Soest

Telefon:                   +49 2921 7007 0

Email:                        soest@vistra.com

 

Vertreten durch:    Oliver Oser, Onno Bouwmeister

 
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: 

Email:                         dsb.de@vistra.com

Brief:                          Vistra Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

                                     Birketweg 31, 80639 München, Germany

 
Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Erhebung Ihrer Daten findet grundsätzlich bei Ihnen selbst statt. Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten, die sich aus dem mit uns geschlossenen Vertrag ergeben, notwendig. Aufgrund Ihrer Mitwirkungspflichten ist es unumgänglich die von uns angeforderten personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, da wir ansonsten unseren vertraglichen Pflichten nicht nachkommen können.

Im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen (insbesondere die Übermittlung von Mieterselbstauskünften und die Einarbeitung in Mietverträge sowie die Stammdatenerfassung) ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig. Sollten die angeforderten Daten nicht von Ihnen bereitgestellt werden, kann ein Vertrag nicht abgeschlossen werden.

Zur Erbringung unserer vertraglichen Pflichten kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten, die wir von anderen Unternehmen oder sonstigen Dritten, z. B. Finanzämtern, Auskunftskarteien, Bürgen, Behörden o. ä. zulässigerweise und zu dem jeweiligen Zweck erhalten haben.

 

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftstätigkeit und zum Zwecke der Leistungserbringung aufgrund einer der nachfolgend aufgeführten Rechtsgrundlagen:

 
Erfüllung vertraglicher Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung eines Vertrages bzw. bereits bei Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit einer natürlichen Person. Umfang und Einzelheiten der Datenverarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag und gegebenenfalls den dazugehörigen Auftragsbedingungen.

 
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. 1 c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO)

Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben oder liegen im öffentlichen Interesse (z.B. Einhaltung von Aufbewahrungspflichten).

 
Wahrung berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DS-GVO)

Vistra verarbeitet im Rahmen des allgemeinen Geschäftsbetriebs und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere Kunden personenbezogene Daten auf Basis einer Interessensabwägung, sofern die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Ein konkretes Interesse von Vistra liegt hier maßgeblich in der Erbringung der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber der Kunden. Vistra erarbeitet personenbezogene Daten, die von Kunden zur Verfügung gestellt werden, grundsätzlich nur insoweit, wie dies für die Leistungserbringung auch tatsächlich erforderlich ist. Unser berechtigtes Interesse kann im Einzelfall sein: Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Abwehr von Haftungsansprüchen, Verhinderung von Straftaten. Alle Mitarbeiter von Vistra sind auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben geschult und zur gebotenen Vertraulichkeit verpflichtet.

 
Einwilligung des Betroffenen (Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DS-GVO)

Sofern keine der o.g. Rechtsgrundlagen vorliegt, stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine informierte Einwilligung des Betroffenen, die ausdrücklich von diesem eingeholt wird. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit von Ihnen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Auch Einwilligungen, die vor der Geltung der DS-GVO (25. Mai 2018) erteilt worden sind, können widerrufen werden. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben vom Widerruf unberührt.

 
 
Wer erhält die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten?

In Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages erhalten ausschließlich diejenigen Stellen die von Ihnen überlassenen Daten, die diese aus gesetzlichen Gründen benötigen, z.B. Finanzbehörden, zuständige Behörden und Gerichte.

Zur Verwaltung Ihres Mietsverhältnisses werden Daten an die Vistra Property Management GmbH weitergegeben.

Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen, z.B. Rechenzentrumsdienstleister, EDV-Partner, Aktenvernichter etc. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns vertraglich zur Einhaltung der Vorgaben der DS-GVO und des BDSG verpflichtet.

Zum Zwecke der Abrechnung der Betriebskosten werden die Verbrauchsdaten für Heizung/ Warmwasser von der beauftragten Messdienstfirma erhoben. Diese (sowie ggf. folgende) werden an das beauftragte Abrechnungszentrum bzw. den mit der Abrechnung beauftragten Haus & Grund-Verein weitergeleitet.

Zum Zwecke der Erfüllung von Instandsetzungs- und Instandshaltungsverpflichtungen der Mieträumlichkeiten werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten bei Erforderlichkeit an Handwerker/ Dienstleister oder Sachverständige bzw. den jeweiligen Gebäudeversicherer und Haftpflichtversicherer des Grundstücks weitergegeben.

Zum Zwecke der Erfüllung von Rechtsansprüchen wird anderen Mietern auf deren Verlangen Einsicht in sämtliche, den jeweiligen Jahresabrechnungen zugrunde liegenden Originalbelege und Verbrauchserfassungen gewährt.

 

Werden die von Ihnen überlassenen Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt in keinem Fall. Sollten Sie im Einzelfall die Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation wünschen, führen wir dies nach Ihrer schriftlichen Einwilligung durch.

 

Findet automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt?

Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Artikel 22 DS-GVO zum Einsatz.

 

Dauer der Verarbeitung (Kriterien der Löschung)

Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten erfolgt so lange, wie sie zur Erreichung des vertraglich vereinbarten Zwecks notwendig ist, grundsätzlich so lange das Vertragsverhältnis mit Ihnen besteht. Nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die von Ihnen überlassenen Daten zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Nach dem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und/ oder dem Wegfall unserer berechtigten Interessen werden die von Ihnen überlassenen Daten gelöscht.

Voraussichtliche Fristen der uns treffenden Aufbewahrungspflichten und unserer berechtigten Interessen:

  • Erfüllung handels-, und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßigen Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
  • Kommt kein Mietvertrag zu Stande werden Ihre Daten nach Ablauf einer Frist zur Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Verteidigung in Klageverfahren) unverzüglich gelöscht. Eine Speicherung Ihrer Daten auf einer Warteliste für andere Mietobjekte kommt nur nach Ihrem ausdrücklichen Einverständnis in Betracht.

 

Auskünfte über Ihre Rechte

Recht auf Berichtigung gem. Artikel 16 DS-GVO: Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung  unvollständiger personenbezogenen Daten - auch mittels einer ergänzenden Erklärung - zu verlangen.

  • Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") gem. Artikel 17 DS-GVO: Sie Haben das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass Ihre Daten unverzüglich gelöscht werden. Der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
  1. Zwecke, für die die personenbezogenen Daten erhoben wurden, entfallen.
  2. Sie widerrufen Ihre Einwilligung der Verarbeitung. Eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung liegt nicht vor.
  3. Sie widersprechen der Verarbeitung. Eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung liegt nicht vor.
  4. Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  5. Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedsstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
  6. Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gem. Artikel 8 Absatz 1 erhoben.

 

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Artikel 18 DS-GVO & § 35 BDSG: Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
  1. Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen angezweifelt.
  2. Die Verarbeitung ist unrechtmäßig; Sie lehnen eine Löschung jedoch ab.
  3. Personenbezogene Daten werden für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt; Sie benötigen die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung der Rechtsansprüchen.
  4. Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Artikel 21 Absatz 1 DS-GVO eingelegt. Solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen Ihnen gegenüber überwiegen, wird die Verarbeitung eingeschränkt.

 

  • Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Artikel 20 DS-GVO: Sie haben das Recht die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von dem Verantwortlichen zu erhalten. Eine Weiterleitung an einen anderen Verantwortlichen darf von uns nicht behindert werden.
  • Widerspruchsrecht gem. Artikel 21 DS-GVO: Hierzu wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen der Verarbeitung (s.o.).
  • Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde gem. Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe d, Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG: Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DS-GVO verstößt, haben Sie das Recht Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzulegen. Hierzu wenden Sie sich bitte an die zuständige Aufsichtsbehörde.
  • Zurückziehen der Einwilligung gem. Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO: Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gem. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten), sind Sie jederzeit dazu berechtigt die zweckmäßig gebundene Einwilligung zurückzuziehen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.  

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